اطلب الإذن قبل إرسال رسالة صوتية، خاصة إلى شخص لست مقربًا منه.
سجل في مكان هادئ لتكون الرسالة واضحة وغير مزعجة.
خطط لما ستقوله ورتب الكلام قبل التسجيل لتكون الرسالة موجزة وواضحة.
اجعل الرسالة قصيرة ويفضل ألا تتجاوز 60 ثانية مع أشخاص لا تربطك بهم علاقة قريبة.
تحدث بوضوح وبسرعة متوازنة لتسهيل الفهم.
ابدأ بتحية ودية للحفاظ على نبرة إيجابية.
تجنب ذكر معلومات مهمة مثل أرقام الهواتف أو العناوين أو التواريخ في الملاحظات الصوتية واستخدم النص لهذه التفاصيل.
ما يجب فعله عند الإرسال
استمع إلى الرسالة قبل إرسالها للتأكد من وضوحها وأنك قلت ما تقصده.
راعي محيط المتلقي فقد يكون في مكان عام ولا يستطيع الاستماع فورًا.
تحلَّ بالصبر وانتظر وقتًا كافيًا ليتلقى الشخص الرسالة ويرد.
متى يجب تجنب الرسائل الصوتية؟
تجنب الرسائل الصوتية في الإعدادات المهنية أو عند التواصل مع جهات اتصال جديدة وفضّل الكتابة في تلك الحالات.
لا تستخدم الرسائل الصوتية لإعلان أخبار مهمة تحتاج إلى تفاعل فوري مثل دعوات الزواج أو ولادة.
